El objetivo de este artículo es contarte cuales son todas aquellas tareas en una Academia Online que deberás realizar para que todo marche viento en popa.
Y después, voy a darte algunas sugerencias para minimizar tu tiempo de dedicación y optimizar tu flujo de trabajo.
Bien, una vez que ya lanzaste tu academia llegó el momento de arremangarte y ponerte a trabajar.
Pero de repente, te surgen las siguientes preguntas: ¿Cuáles son todas las tareas en una academia online que debo llevar a cabo? ¿No me estaré dejando alguna por el camino?
No hay una respuesta única para estas preguntas. Cabe aclarar que no todas las academias son absolutamente iguales pero si tienen muchos puntos en común. Por ello trataré de resumirte las tareas más habituales. Y lo que sí vale la pena resaltar es que vas a tener que trabajar en ella cada día, dedicarle tiempo si quieres que de buenos resultados, tanto a ti como a tus alumnos.
Tareas en una Academia Online
Como ya te he comentado, cada Academia es un mundo, pero las tareas más habituales son las siguientes:
Creación de contenido gratuito
Me refiero al contenido para atraer a potenciales clientes, ya sea a través de tu blog o de tus redes sociales (cómo este artículo que estás leyendo). El contenido de valor es el que te posiciona como especialista en una materia, es el que hace que te ganes la confianza de tu usuario y decida comprarte.
No se trata de generar contenido porque sí. Recuerda que es importante que el contenido esté alineado con tu propuesta de valor y es preferible que sea menos pero de calidad. Piensa en tu público objetivo, en qué necesita y qué le puedes aportar.
Creación de contenido de pago
Por otro lado deberás crear todo el contenido que solo verán los alumnos que han pagado para ingresar a la academia.
Acá pueden ser cursos largos, cursos cortos, clases sueltas, pueden ser en formato video, o audio, puede haber material complementario, etc.
Todo este contenido tiene que estar bien organizado para que sea fácilmente accesible por los alumnos.
Un punto importante (sobre todo para las academias tipo membresías) es cada cuánto tiempo les vas a subir contenido nuevo a tus alumnos, cada semana, cada quince días, una vez al mes. Un error muy frecuente es creer que mientras más mejor. Debes elegir un ritmo que puedas sostener en el tiempo.
Actualización de contenido de pago
Otro tema que a veces no se tiene en cuenta es mantener los cursos actualizados. Hay temáticas que no lo requieren pero en otras es fundamental.
Si tienes una clase donde enseñas las posturas básicas del Yoga, estas ya no van a cambiar, luego estarán las más avanzadas y pueden surgir algunas nuevas pero las básicas seguirán siendo las mismas.
Si enseñas redes sociales o cualquier cosa relacionada a aplicaciones digitales, sabes que cada 6 meses o un año deberás estar actualizando las clases.
Así es que, si tu caso es el segundo, a no subestimar esta tarea.
Encuentros en vivo
A la gente por lo general le gusta reunirse, verse las caras, apoyarse mutuamente, realizar preguntas en directo. Este es un buen modo para que tus alumnos te conozcan un poco más y puedan mantener una relación más estrecha contigo.
Solamente ten en cuenta que estas sesiones demandan bastante tiempo. Además del rato que dediques a la sesión en sí, debes sumarle los extras para prepararla: contenido, recursos técnicos, anunciarla, etc…
Soporte
Este punto es crítico, porque puede quemarte literalmente.
El precio de tu academia online debe ser directamente proporcional a la cantidad y calidad del soporte que ofrezcas.
No puedes cobrar 2 mangos y brindar soporte. Si quieres cobrar barato entonces no ofrezcas soporte.
A parte del soporte técnico y de dudas con respecto al contenido de la academia. Otra tarea importante es valorar el tiempo necesario para contestar a los comentarios, responder las preguntas de preventa, consultas sobre cuentas de usuario, y cuestiones administrativas.
La atención al cliente va a demandarte una cantidad considerable de tiempo y aún más cuando la academia vaya creciendo.
Marketing
Cualquier academia necesita incorporar a nuevos miembros para poder seguir creciendo. Para que esto suceda, vas a tener que invertir tiempo en promocionar tu academia online.
Tu estrategia puede ser a través del inbound marketing o creación de contenido, o por publicidad paga o una combinación de ambas…
Comunidad
Si quieres que los alumnos de tu academia interactúen entre si y no solo contigo deberás crear una comunidad de miembros.
El lado positivo que es ayuda a mejorar la retención de los clientes y que también pueden consultarse y ayudarse entre ellos.
El lado no tan positivo es que no es sencillo que una comunidad prospere y se mantenga funcionando sola y que los miembros estén activos sin tu participación. Lo más probable es que tengas que estar ahí proponiendo temas, interactuando y moderando las conversaciones.
Mantenimiento
Si dispones de una plataforma propia en WordPress, que es lo que te recomiendo, necesitará un mantenimiento técnico mensual.
Este consiste en mantener tanto WordPress, como sus temas y plugins actualizados. Y sobre todo tener bien configurados los backups automáticos para caso de emergencia.
Sugerencias para optimizar tu tiempo
Ahora ya sabes cuáles son las principales tareas en una Academia Online y podrás estimar cuánto tiempo te demandará cada una de ellas.
Es fundamental no pecar de optimista y creer que podrás con todas al 100%. Ser demasiado ingenua en este punto y creer que puedes con todo puede llevar a desbordarte. No permitas que eso suceda.
Te dejo algunos tips para ahorrar tiempo.
Estrategia de contenidos
Es importante que trabajes con una estrategia y calendario de contenidos (tanto para el gratuito como para el de pago). Si quieres ir tranquila por la vida es recomendable que vayas almacenando contenidos con unos 2 a 3 meses de anticipación.
Esto te permitirá hacer frente a imprevistos, eso sí requiere de organización.
¿Comunidad?
Tener una comunidad no es obligatorio y menos desde el principio. Por más copado que parezca, si no vas a poder dedicarle tiempo más vale que lo dejes para más adelante.
Una buena idea es comenzar sin comunidad (una tarea menos) y si ves que vas llevando todas las demás tareas bien, cuando la academia se encuentre asentada pueden pasar 2 cosas: que sean tus mismos alumnos que comiencen a solicitarte la creación de la comunidad o que seas tú quien les preguntes si les gustaría y participarían en ella.
Delega
Buscar especialistas en algunas de las tareas y formar un equipo reducirá la demanda de tu tiempo para llevarla a cabo.
Valora el coste de oportunidad para cada tarea y decide contratar otras personas o no. Te va a ayudar a enfocar tu tiempo y tu energía en las áreas donde tu aporte sea más importante o imprescindible.
Por ejemplo, subcontratar un diseñador, un copywriter que edite tu contenido, un asistente virtual que te ayude o delegar el mantenimiento de la academia es una buena forma de liberarte tiempo.
Tú decides
Tú decides las características de tu Academia y qué vas a ofrecer en ella. Esa es la gracia de tener tu propio negocio y que se adapte a tu vida y no al revés. Aprender a gestionar todas las tareas en una academia online te convierte en la CEO de tu negocio.
Tú decides que contenido crear, en qué formato y cada cuanto tiempo. Eso sí que sea de calidad, aporte valor y puedas asumir su creación manteniendo el ritmo.
Tú decides que tipo de soporte y por qué medios lo vas a brindar y cuáles van a ser los límites y tiempos de respuesta.
Tú decides qué tiempo puedes y quieres dedicarle. Tener una Academia no es fácil pero si aprendes a manejarlo y disfrutarlo puede ser un gran negocio.
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